Priorisierung:Wie Sie mit Forced Ranking Methoden Projekte richtig priorisieren und mehr Resultate erzielen

Müssen Sie entscheiden, was als nächstes auf die Roadmap kommt, aber haben zu viele potenzielle Projekte?

Nun, Sie sind nicht allein. Festzulegen, woran als nächstes gearbeitet werden soll, kann ein Hindernis sein, das viele Organisationen ausbremst.

In einer perfekten Welt könnten Sie einfach jedes Projekt oder jede Produktidee an die zuständigen Personen zur Bearbeitung weiterleiten. In der realen Welt werden Ihnen jedoch nie genug Ressourcen zur Verfügung stehen, um alles bearbeiten zu können.

Unabhängig davon, ob die Roadmap in Ihrem Unternehmen aus zukünftigen Features, aus Kundenproblemen ("Kundenproblem X lösen") oder aus Marktpotenzialen ("Geschäftsidee Y") besteht, - Sie müssen die Projekte priorisieren, die für Ihr Unternehmen den höchsten geschäftlichen Wert haben, also zum Beispiel den größtmöglichen Umsatz bei niedrigsten Kosten versprechen.

Jede potenzielle Initiative ist eine Chance, relevante Resultate zu erzielen - z.B. die Verbesserung konkreter KPIs - und bestimmte strategische Geschäftsziele zu erreichen. Wenn Sie jedoch falsche Projekte priorisieren, lassen Sie möglicherweise wichtige Chancen ungenutzt und blockieren noch dazu Unternehmensressourcen mit sinnloser Arbeit. Und als wenn es nicht schon schwierig genug wäre, Prioritäten festzulegen, müssen Sie häufig auch noch um deren Akzeptanz bei Ihrem Team, Kollegen und Vorgesetzten kämpfen.

Kann man durch richtige Priorisierung häufiger relevante Ergebnisse lieferen?

Stellen Sie sich vor, Sie hätten eine Stellschraube, mit der Sie die Häufigkeitsrate steuern könnten, mit der Sie relevante Resultate, also zum Beispiel signifikante Verbesserungen, hervorbringen. Also z.B. 5 signifikante Verbesserungen pro Monat oder 20 signifikante Verbesserungen pro Monat. Priorisierung stellt genau diese Stellschraube dar. Gute Priorisierung bringt Sie und Ihr Team dazu, sinnvolle Dinge zu tun, und bringt Sie auf dem Weg zu Ihren Geschäftszielen voran. Schlechte Priorisierung hält Sie mit irrelevanten Dingen beschäftigt und kann Ihr Unternehmen weiter hinter die schnelllebigere Konkurrenz zurückwerfen und Sie damit Ihre marktführende Position kosten.

In der Vergangenheit hat sich häufig bewiesen, wie wirkungsvoll gute Prioritäten sind. Ein Beispiel: Im Jahr 2004 befanden sich die Mitarbeiter des Unternehmens Pandora in einer unglücklichen Situation. Ihr Unternehmen war finanziell zu sehr eingeschränkt, um ein umfassendes Produkt mit der gleichen Geschwindigkeit wie die Konkurrenz zu entwickeln. Das Softwareunternehmen agierte in einem hart umkämpften Markt mit vielen großen Unternehmen, die auf Grund Ihrer Größe - im Vergleich zu Pandora - über scheinbar unbegrenzte Ressourcen verfügten und beliebige Softwareprojekte angehen konnten. Die einzige Möglichkeit wettbewerbsfähig zu bleiben bestand für Pandora darin, sich streng diszipliniert ohne Ausnahme auf die wichtigsten Dinge zu konzentrieren und die Arbeit an irrelevanten Projekten um jeden Preis - also wirklich um jeden Preis - zu vermeiden. Und genau das Tat das Unternehmen auch. Um den Fokus auf die wichtigsten Dinge herzustellen, musste Pandora einen neuen Priorisierungsprozess etablieren, der diese Arbeitsweise abbilden konnte. Aus den Methoden zum Priorisieren war dafür die Forced Ranking Methode am besten geeignet. Der Rest ist Geschichte: Pandora verwandelte sich durch seinen Mut zum "Kompromisslosen Priorisieren" von einem im Markt benachteiligten Unternehmen zu einer inspirierenden Erfolgsgeschichte mit über 70 Millionen monatlichen Nutzern.

Kann man sich aus dieser Erfolgsgeschichte etwas abgucken? Definitiv. Forced Ranking hat gegenüber dem Priorisieren mit anderen Methoden einige Vorteile. Es gibt zum Beispiel zwei typische Schwierigkeiten, denen man bei der Priorisierung von Projekten im Unternehmen begegnet, die häufig den kompletten Prozess blockieren, die aber bei Forced Ranking gar nicht erst auftreten. Schauen wir uns einmal genauer an, was das denn nun ist wie diese Methode genau geht.

Was ist Forced Ranking?

Forced Ranking ist eine Methode zur Priorisierung einer Liste von Optionen (Ideen, Aufgaben, Projekte, Problemstellungen usw.) auf der Grundlage ihrer Bedeutung oder ihres Wertes für ein bestimmtes Ziel. Dabei werden die Optionen in eine Rangfolge gebracht, wobei die wichtigste oder wertvollste Option an erster Stelle und die am wenigsten wichtige oder wertvolle Option an letzter Stelle steht. Sie können sich das vorstellen wie eine sortierte Tabelle, an der das wichtigste Projekt ganz oben steht und das unwichtigste ganz unten. Diese Methode wird manchmal auch als Stack Ranking bezeichnet.

Das Ergebnis dieses Prozesses, die erstellte Rangfolge bzw. Tabelle, ist die Grundlage für die Auswahl der nächsten wichtigsten Aufgabe oder des nächsten wichtigsten Projekts, dem Ressourcen zugewiesen werden sollen. Sie wählen zuerst die Aufgaben oder Projekte mit der höchsten Priorität aus und arbeiten sich dann in der sortierten Liste nach unten vor, soweit es Ihre Ressourcen erlauben.

Eine der wichtigsten Eigenschaften und größten Unterscheidungsmerkmale von Forced Ranking zu anderen Methoden besteht darin, dass bei dieser Methode keine Option die gleiche Wichtigkeit/Priorität haben wie eine andere. Es wird genau eindeutig bestimmt, was das Wichtigste ist. Der Trade-Off zwischen Projekten wird also bereits beim Priorisieren gemacht und nicht erst später wenn man zu viele Dinge als "sehr wichtig" priorisiert hat und Prioritäten bereits in Konflikt miteinander stehen.

Aus diesem Grund wird in der Regel nur ein Kriterium verwendet, um alle Optionen in eine Rangfolge zu bringen, da dies der einfachste Weg ist, um zu vermeiden, dass zwei oder mehr Optionen den gleichen Rang haben. Das Kriterium stellt die Frage dar bzw. das Ziel, nach dem alle Optionen sortiert werden. (Es ist jedoch nicht unbedingt notwendig, auch ein Mehrdimensionales Forced Ranking ist in manchen Fällen sinnvoll.) Das eine Kriterium könnte zum Beispiel eine Frage sein wie: "Welches Projekt wird die meisten zusätzlichen Einnahmen bringen?".

Dieses Verfahren funktioniert schnell und effektiv, wenn Sie auf Grund von Fristen eine Entscheidung unter Zeitdruck treffen müssen. Besonders geeignet ist es auch, Sie mehrere Projekte haben, bei denen Ihnen die Auswahl besonders schwer fällt, weil Ihnen die Projekte alle gleich wichtig vorkommen: es zwingt Sie eine Entscheidung zu treffen und bewahrt sie vor einer sogenannten Entscheidungsparalyse.

Prioritäten überzeugend kommunizieren: ausschlaggebend für Erfolg

Alle Projektideen in einem Unternehmen haben ihren Ursprung in verschiedenen Quellen innerhalb und außerhalb des Unternehmens (Kunden, Entwicklungsteam, Vertriebsteam usw.). Alle diese Ursprünge repräsentieren Menschen mit unterschiedlichen Interessen und Meinungen. Diese Personen können absichtlich oder unabsichtlich Einfluss darauf nehmen, was in der Organisation als die höchste Priorität angesehen wird. Als Manager, Produktmanager, oder anderweitig Verantwortlicher müssen Sie häufig einen gewissen Aufwand betreiben, um Priorisierungsentscheidungen zu rechtfertigen und um deren Akzeptanz bei innerhalb der Organisation, insbesondere bei Ihren Mitarbeitern, zu erlangen. Denn meist kommen unterschiedliche Auffassungen darüber zusammen, was das Wichtigste ist, weil jeder meist nur einen Teil der Gesamtinformation haben und nicht das gesamte Bild.

Wenn Prioritäten festlegen eine Ihrer Hauptaufgaben ist, dann widmen Sie einen Teil Ihrer Arbeitszeit dem Kommunizieren dieser Prioritäten und dem Herstellen von Akzeptanz und Unterstützung innerhalb der Organisation. Und das folgt auch einem wichtigen Zweck: Wissenschaftliche Studien legen schon lange dar, dass eine größere Unterstützung und Akzeptanz von Entscheidungen zu einer höheren Motivation in Teams und besseren Gesamtergebnissen führt.

Akzeptanz von Mitarbeitern und leitenden Angestellten einholen

Wie können Sie sicherstellen, dass Prioritäten von allen Interessengruppen in einer Organisation akzeptiert werden?

Unabhängig von der konkreten Priorisierungsmethode ist es sinnvoll, alle Beteiligten direkt von Anfang an abzuholen, indem man sie in den Prozess involviert. Das ist auch beim Forced Ranking möglich, erfordert aber, den Ansatz leicht zu modifizieren. Sie können das Forced Ranking gemeinsam durchführen, indem Sie die Beteiligten darum bitten jeweils eine eigene sortierte Liste zu erstellen. Anschließend können Sie diese Listen miteinander vergleichen und die Unterschiede diskutieren. (z. B.: Punkt A ist für Bob am wichtigsten, für Anne jedoch am unwichtigsten.) Der Vorteil dabei ist, dass unterschiedliche Schwerpunkte offengelegt werden, Missverständnisse an die Oberfläche kommen und durch die hohe Transparenz ein besseres Fundament für Kompromisse geschaffen wird.

Sie können die einzelnen sortierten Listen in eine gemeinsame sortierte Liste zusammenführen und dabei für jedes individuelle Projekt den Gesamtrang ermitteln, basierend auf allen Rängen die das Projekt in den einzelnen Listen erhalten hat. Die kombinierte Liste zeigt Ihnen den Gesamtrang der einzelnen Punkte, der alle Meinungen demokratisch widerspiegelt.

Um alle Einzellisten zu einer Liste zusammenzufassen, vergeben Sie Punkte für jeden Punkt entsprechend seinem Rang in jeder Liste. Dann summieren Sie die Punkte für jeden Punkt in allen einzelnen Listen ("Gesamtpunkte" für den Punkt). Sie erhalten die Gesamtwertung, indem Sie alle Punkte nach ihrer Gesamtpunktzahl ordnen.

Schaffen Sie Motivation, indem Sie eine gemeinsame Sichtweise in Ihrem Team formen

Auf der Grundlage der kombinierten Liste und des aktuellen strategischen Ziels Ihres Unternehmens können Sie dann Diskussionen innerhalb Ihres Teams anstoßen. Zum Beispiel:

"Wenn diese Liste die Reihenfolge unserer Aktivitäten wäre - gäbe es etwas, das wir ändern würden?" "Wenn diese Liste die Reihenfolge unserer Aktivitäten wäre - wäre dies der beste Weg, um unser Ziel zu erreichen?" "Wenn diese Liste die Reihenfolge unserer Aktivitäten wäre - arbeiten wir an den Dingen, die unsere Kunden am meisten brauchen?"

Wenn die Prioritäten der einzelnen Personen sehr unterschiedlich sind, deutet dies darauf hin, dass es eine Informationslücke gibt, entweder über die Potenziale oder Risiken von Projekten oder über die kommunizierten Ziele Ihrer Organisation. Zum Beispiel könnte jemand mehr über die Schwere eines Kundenproblems oder über die potenziellen positiven Auswirkungen einer vorgeschlagenen Produkteigenschaft wissen. Um sicherzustellen, dass dieses Wissen in Ihrem Team geteilt wird, müssen Sie Diskussionsfragen wie die oben genannten stellen. Auf diese Weise können Sie Informationslücken aufdecken und dazu beitragen, eine gemeinsame Vision darüber zu bilden, was für Ihr Unternehmen am wichtigsten ist. Jedes Mal, wenn Sie eine Informationslücke schließen, schaffen Sie "Aha!"-Momente für die Mitglieder Ihres Teams, die sich positiv auf das Engagement Ihres Teams auswirken.

Wenn Sie eine gemeinsame Sichtweise entwickeln und beibehalten, indem Sie gemeinsam Prioritäten setzen, können Sie nicht nur bessere Ergebnisse erzielen, sondern auch Ihr Team motivieren und seine Gesamtproduktivität steigern.

Schlussfolgerungen

Prioritätensetzung ist ein Instrument, mit dem Sie steuern können, wie oft Sie relevante Resultate erzielen, also z.B. die Steigerung bestimmter Kennzahlen.

Wenn Ihr Team Prioritäten für anstehende Arbeiten setzen muss, sei es für Ideen, Projekte oder Kundenprobleme, und Sie überfordert sind, weil Sie keinen guten Weg finden, um Prioritäten zu setzen, dann ist die Forced Ranking Methode ein empfohlener Ansatz.

Sie können diese Methode alleine oder zusammen als Gruppe durchführen. Mit dieser Methode binden Sie die Mitarbeiter aktiv in den Entscheidungsprozess ein und verwandeln die "Herausforderung der vielen Meinungen" in eine große Chance und fördern aktiv den Informationsaustausch.

Sie werden Wissenslücken schließen, eine gemeinsame Sicht auf das große Ganze entwickeln und Ihre Organisation dabei unterstützen, Blockaden zu lösen und in weniger Zeit mehr zu erreichen.