Management5 Methoden und 5 Grundsätze zur Vermeidung konkurrierender Prioritäten - Ein Leitfaden

Abteilungen und Manager bringen neue Initiativen und Projektideen auf den Weg, die das Unternehmen wachsen lassen sollen. Aufgrund der Dringlichkeit des Marktes, des Einflusses der Stakeholder und eines kurzsichtigen Managements starten Unternehmen schließlich zu viele Initiativen, was dazu führt, dass mehrere Initiativen um die Priorität konkurrieren. Konkurrierende Prioritäten sind ein langsam wirkendes Gift. Der Schaden entsteht nicht auf einen Schlag, sondern breitet sich kontinuierlich in Organisationen aus. Entscheidungen werden hinausgezögert, Projektabschlüsse sind nicht fristgerecht, und die Mitarbeiter werden so demotiviert, dass ihre Leistung in den Keller sinkt. Die Beteiligten verlieren das Vertrauen und zeigen ein Verhalten, das Patt-Situationen begünstigt. Verschiedene Untersuchungen haben gezeigt, dass mit steigender Anzahl unterschiedlicher Prioritäten und Unternehmenszielen das Wachstum eines Unternehmens abnimmt [1].

Ist Ihr Umfeld anfällig für konkurrierende Prioritäten?

Konkurrierende Prioritäten kommen häufig vor. Verschiedene Teams und Interessengruppen haben ihre eigenen Ziele, Zeitvorgaben und Ressourcenbeschränkungen. Daher hat jeder seine eigene Sichtweise auf die Prioritäten. Das ist nichts Schlechtes. Es ist ein natürliches und gesundes Zeichen, denn Sie wollen, dass die Mitarbeiter die Verantwortung für die Ziele ihrer Abteilung übernehmen und einen bestimmten Schwerpunkt setzen, um diese Ziele zu erreichen. Sobald jedoch alles zusammenkommt und um die Ressourcen in Ihrer Organisation konkurriert, werden all diese Prioritäten aufeinanderprallen. Dieses Aufeinandertreffen von Prioritäten schafft Verwirrung, verlangsamt den Fortschritt und behindert den Gesamterfolg des Projekts.. Wenn jedes Team in eine andere Richtung zieht, führt dies zu einem erschöpfenden Stillstand, der möglicherweise das gesamte Unternehmen am Vorankommen hindert.

Anzeichen, die zeigen, dass mit dem Prioritätenmanagement etwas nicht stimmt

Wenn konkurrierende Prioritäten nicht angegangen werden, kann das zu schwerwiegenden Folgen führen. Die große Gefahr besteht insbesondere darin, dass die Produktivität des Unternehmens still und leise sinkt und dieser Umstand sich erst nach sehr langer Zeit bemerkbar macht. Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen werden das Problem üblicherweise stillschweigend abfedern, was in ineffektiver Arbeit und Aussitzen resultiert. Warum ist dies am wahrscheinlichsten, insbesondere in großen Unternehmen? Weil es der Weg des geringsten Widerstands ist. Im schlimmsten Fall wird diese Arbeitsweise von allen als Status quo akzeptiert, weil sich niemand die Mühe macht, das Problem anzugehen. Wenn dieser Zustand in einem Unternehmen erreicht ist, arbeitet das Unternehmen bereits weit unter seiner potenziellen Produktivität und verschwendet eine erhebliche Menge an Ressourcen.

Dies sind die negativen Folgen, die Sie allmählich bemerken werden:

• Projektverzögerungen: Projekte werden nicht innerhalb der Fristen abgeschlossen. Dies kann einen Dominoeffekt haben, der zu Verzögerungen bei nachfolgenden Projekten führt und sich auf mehrere Projektzeitpläne auswirkt. Infolgedessen kann die Arbeitsmoral vieler Mitarbeiter leiden, und die Beteiligten verlieren das Vertrauen darein, dass Zeitpläne eingehalten werden.
• Falsche Ressourcenzuteilung: Ohne eine klare Vorstellung davon, welche Aufgaben Vorrang haben, können sich die Teams zu sehr verzetteln oder auf Aktivitäten mit geringer Priorität konzentrieren. Dies kann zu vergeudetem Aufwand, höheren Kosten und einer geringeren Gesamtproduktivität führen.
• Mangelnde Klarheit und Orientierung für die Mitarbeiter: Wenn Prioritäten kollidieren, kann dies zu Verwirrung und Unklarheit unter den Teammitgliedern führen. Ohne klare Vorgaben für die Prioritätensetzung kann es für den Einzelnen schwierig sein, fundierte Entscheidungen zu treffen, was zu mangelnder Orientierung und geringerer Effektivität bei der Ausführung der Aufgaben führt. Dadurch leidet die Moral des Teams noch mehr. Je mehr und häufig Prioritäten wechseln anstatt konstant zu bleiben, desto bedeutungsloser wird die Arbeit für die Mitarbeiter. Studien der Arbeits- und Organisationspsychologie [2][3] zufolge ist das Gefühl der Sinnlosigkeit die Hauptursache für mangelnde Motivation und Leistungsabfall bei der Arbeit.
• Unzufriedenheit der Interessengruppen und Patt-Situationen: Wechseln Ziele und Prioritäten häufig, dann fühlen sich ggfs. Stakeholder nicht ernst genommen, was häufig dazu führt, dass sie ihre eigenen Interessen noch stärker durchsetzen wollen und weniger Raum für Kompromisse lassen. Wenn Sie aus der Sicht aller Stakeholder der Gatekeeper für Prioritäten sind, wird Ihr Ruf bei den Stakeholdern leiden, weil Ihnen die Verantwortung für die häufig wechselnden Prioritäten zugeschrieben werden wird.

Ansätze für den Umgang mit konkurrierenden Prioritäten

Das Wichtigste ist, dass sich Mitarbeiter in einem Zustand befinden, in dem sie Fortschritte erzielen können, anstatt durch Entscheidungsparalysen blockiert zu sein: Teams müssen wissen, welches Projekt zuerst in Angriff genommen werden soll und welches Projekt bei einem Ressourcenkonflikt das andere übertrumpft, und wie das Verhältnis der zeitlichen Zuteilung auf diese Projekte ist.

Die folgenden Ansätze helfen, konkurrierende Prioritäten aufzulösen und sie zu vermeiden, bevor sie entstehen.

1. Situation erkennen - und häufig wechselnde Prioritäten ablehnen

Vielleicht befinden Sie sich in einem Umfeld, in dem sich die Prioritäten häufig ändern, weil jemand regelmäßig neue Prioritäten setzt. Eines der wirksamsten Werkzeuge, um damit umzugehen, ist die Fähigkeit, im richtigen Moment "Nein" zu sagen. Oft führen häufig wechselnde Prioritäten zu noch mehr Problemen in der Zukunft. Sie sollten neue Prioritäten ablehnen und das Problem innerhalb Ihrer Organisation offen ansprechen. Die Personen, die die Prioritäten einführen oder ändern, sind sich möglicherweise nicht der Probleme und Prioritätskonflikte bewußt, die dadurch entstehen.

2. Schaffen Sie klare Rahmenbedingungen

Nachdem Sie einen unkontrollierten Zufluss neuer Prioritäten gestoppt haben, müssen Sie dafür sorgen, dass eingehenden Prioritäten in Zukunft einem Prozess folgen. Dazu müssen Sie eine Methodik oder ein Framework etablieren. Ihre Methodik muss Prioritäten systematisch generieren, d. h. es muss für einen Beobachter objektiv nachvollziehbar sein, warum eine Initiative oder ein Unternehmensziel zur Priorität geworden ist - ohne dass der Beobachter tiefes Hintergrundwissen über die Initiative haben muss. Ihre Organisation wird am meisten davon profitieren, wenn die Gründe für die Prioritäten transparent sind, also versuchen Sie, Transparenz zum Grundbestandteil der Methodik zu machen. Auf diese Weise kommt es nicht nur seltener zu Konflikten zwischen Prioritäten, sondern Ihre Mitarbeiter haben auch bessere Chancen, ein Verständnis für Prioritäten zu entwickeln, und werden demnach auch mehr Verständnis für spätere Änderungen an Prioritäten haben, selbst wenn sie die Prioritäten inhaltlich nicht befürworten. Auf diese Weise halten Sie die Motivation Ihrer Teams hoch und helfen Ihrer Organisation, sich auf die Ausführung zu konzentrieren, anstatt sich darin zu verfangen, dass die Relevanz von Projekten oder Prioritäten dauerhaft in Frage gestellt wird.

3. Identifizieren Sie, welche Informationen Sie zum Prioritäten setzen brauchen

In manchen Situationen stehen Ihre Prioritäten im Widerspruch zueinander, weil Sie nicht eindeutig entscheiden können, welches Unternehmensziel das wichtigere ist. Sie können sich fragen: Welches Wissen fehlt mir, um mehrere gleich wichtige Prioritäten zu lösen? Welche neuen Informationen würden unsere Organisation definitiv dazu veranlassen, ein Projekt dem anderen vorzuziehen? Je genauer Sie das Problem formulieren können (welches Wissen fehlt), desto eher wissen Sie, wie die Lösung aussieht, um diese Informationen zu beschaffen, und wie hoch die Kosten (Zeiteinsatz) für die Beschaffung der Informationen sind. Es gibt Projekte, für die Sie erst einmal Daten sammeln und Forschungszeit investieren müssen, bevor Sie über die Priorität entscheiden können. Widmen Sie dieser Recherche zusätzliche Zeit; wenn nötig, schaffen Sie eine eigene Aufgabe oder ein eigenes Projekt für die Recherche, damit deutlich wird, dass der Rechercheprozess etwas ist, das Ihre Organisation etwas kostet, weil er Ressourcen Ihres Teams benötigt. Dieser Prozess sollte nicht unter der Oberfläche stattfinden.

4. Prioritäten festlegen - eine eindeutige Rangfolge erzwingen

Oftmals ist es nicht möglich, genaue Daten zu sammeln, ohne zu viel Zeit zu investieren. Dann müssen Sie einfach eine Rangordnung festlegen, also alle Initiativen ihrer Priorität nach ordnen. Seien Sie sich zu allererst über die strategische Ausrichtung Ihres Unternehmens im Klaren und bringen Sie die miteinander in Konflikt stehenden Initiativen in eine eindeutige Rangordnung, die auf der Eignung der jeweiligen Initiative zur Erfüllung der strategischen Ziele beruht. Als Grundlage für die Rangordnung sollten Ihre Kenntnisse über die strategische Eignung, die derzeit verfügbaren Ressourcen und die Dringlichkeit der Initiativen dienen. Wenn Sie nicht gut einschätzen können, welche Initiativen in Bezug auf diese Kriterien wichtiger sind (höher priorisiert sein sollten), versuchen Sie nicht, es perfekt zu machen, sondern treffen Sie eine Entscheidung, die es Ihnen ermöglicht, voranzukommen. Es kann vorkommen, dass Ihr Management Ihnen eine Liste von Initiativen vorlegt, die umgesetzt werden müssen und alle Initiativen dabei gleich wichtig sind bzw. den gleichen Rang haben. Ein erzwungene Rangordnung kann Ihnen helfen, die "Gleichrangigkeit" zu aufzulösen. Bitten Sie die Person, die Ihnen die Liste vorgelegt hat, die Dinge in eine geordnete Reihenfolge zu bringen (ohne gleichwertige Prioritäten), und unterstützen Sie die Person bei der Erstellung, falls es der Person nicht leicht fällt, Initiativen gegeneinander abzuwägen. Wenn Sie frühzeitig Unterstützung anbieten, helfen Sie nicht nur den anderen, sondern machen auch Ihr eigenes Leben einfacher, da sie nicht nachträglich die Prioritäten wieder entwirren müssen.

5. Aktive Einbeziehung der Interessengruppen in die Festlegung der Prioritäten

Verschiedene Abteilungen und Interessengruppen konkurrieren oft um Ressourcen. Da jeder Beteiligte seine eigene Sichtweise hat, kann ein Beteiligter leicht vergessen, dass die Gesamtkapazität der Ressourcen zu begrenzt ist, um alles auf einmal zu bearbeiten. Sie müssen einen Weg finden, die Erwartungen richtig zu steuern, indem Sie die Beteiligten darauf aufmerksam machen. Eine Möglichkeit besteht darin, die Beteiligten von Anfang an einzubeziehen. Lassen Sie sie wissen, mit welchen Prioritäten sie konkurrieren, indem Sie ihnen alle laufenden/geplanten Initiativen zeigen. Wenn Sie Anforderungen oder Projekte von Interessengruppen sammeln, akzeptieren Sie keine unsortierten Listen. Bitten Sie die Beteiligten stattdessen, ihre Projekte in eine Rangfolge zu bringen. Weisen Sie darauf hin, dass Sie auf diese Weise besser auf ihre Bedürfnisse eingehen können, weil Sie sich auf die dringendsten und wichtigsten Projekte konzentrieren können, die ihnen wiederum den größten Nutzen bringen.

Grundsätze

Diese Grundsätze erleichtern die Anwendung der zuvor genannten Ansätze.

Strategische Ziele als Nordstern verwenden

Verwenden Sie strategische Ziele als Nordstern Ihrer Organisation, um Prioritäten zu setzen. Sie sorgen für Klarheit und Ausrichtung und helfen Ihnen, die richtige Entscheidung zu treffen, wenn Sie Kompromisse eingehen müssen. Vergessen Sie nicht, Ihr Team an diese Ziele zu erinnern, damit es ein besseres Verständnis für die ausgewählten Initiativen entwickelt.

Mitarbeiter für Prioritäten gewinnen

Sie müssen es nicht allen recht machen, und das sollten Sie auch nicht, denn das ist nicht möglich. Wenn Ihre Mitarbeiter jedoch ein besseres Verständnis entwickeln, werden sie motivierter sein und Sie werden weniger Zeit damit verbringen, Prioritäten zu rechtfertigen. Ihr Unternehmen wird mehr Zeit für die Ausführung und die Erzielung besserer Ergebnisse aufwenden, weil Ihre Mitarbeiter eine größere Verbindung zu der Bedeutung ihrer Arbeit empfinden werden.

Fördern Sie eine Mentalität der "kompromisslosen Prioritätensetzung "

Akzeptieren Sie keine unklaren Prioritäten oder einen Mangel an Klarheit. Es ist schwierig, gegen Unklarheiten anzukämpfen, aber noch schwieriger wird es sein, Probleme zu lösen, wenn Mitarbeiter später bereits in verschiedene Richtungen losgelaufen sind. Die Arbeit an Dingen mit unklaren Prioritäten zehrt an der Energie aller Beteiligten und führt zu geringer Leistung. Eine kompromisslose Prioritätensetzung schafft Raum für die Dinge, die wirklich wichtig sind, da sie Ihr Team von weniger wichtigen Dingen entlastet.

Anliegen ernst nehmen

Indem Sie sich um die Belange Ihres Teams kümmern, verringern Sie das Risiko, dass sich unbehandelte Fragen zu größeren Problemen auswachsen, die den Fortschritt behindern oder die Beziehungen schädigen könnten. Wenn Sie sich sofort zehn Minuten Zeit nehmen, um ein Problem anzusprechen, kann Ihnen das viele Stunden oder Tage später ersparen und Sie vor einem unbemerkten Effizienzverlust aufgrund einer schlechten Arbeitsmoral bewahren.

Stakeholder nicht verhungern lassen

Gute Beziehungen zu Stakeholdern sind karriere- und erfolgsentscheidend. Das Abwägen von Prioritäten wird selten allen zu 100 % gerecht, weil zu viele Faktoren ausschlaggebend sind. Sie wollen jedoch, dass die Beteiligten ein Gefühl der Fairness haben, um gegenseitiges Vertrauen aufzubauen. Wenn es Stakeholder gibt, die Sie beim Setzen von Prioritäten lange Zeit nur zweitrangig berücksichtigt haben, weil andere Prioritäten wichtiger waren, achten Sie darauf, dass Sie sie nicht über einen zu langen Zeitraum vernachlässigen. Schaffen Sie Raum, um auch auf ihre Bedürfnisse einzugehen. Auf diese Weise vermeiden Sie Unzufriedenheit und etablieren eine positive Beziehung, durch die Sie widerrum in Zukunft profitieren werden.

Zusammenfassung: Prägen Sie sich diese Grundsätze ein und berücksichtigen Sie sie in jeder Phase, von der Festlegung der Prioritäten bis zu ihrer Rechtfertigung:

• Strategische Ziele als Nordstern nutzen
• Mitarbeiter für die Prioritäten gewinnen
• Mentalität der "kompromisslosen Prioritätensetzung" fördern
• Anliegen ernst nehmen
• Stakeholder nicht verhungern lassen

FAQs

Wie kann man konkurrierende Prioritäten vermeiden, bevor sie entstehen?

Verwenden Sie ein systematisches Framework/Methodik. Lehnen Sie Prioritäten ab, die einfach so eingekippt werden, ohne dass ein Prozess dahinter steckt. Managen Sie die Erwartungen der Interessengruppen: Stellen Sie sicher, dass allen Beteiligten in Ihrem Unternehmen klar ist, an welchen Projekten Ihre Abteilungen arbeiten, damit jeder versteht, dass die Kapazitäten bereits belegt sind und für neue Initiativen eine Triage erforderlich ist.

Wie löst man konkurrierende Prioritäten auf, wenn es sie bereits gibt?

Schreiben Sie alle laufenden und neuen Initiativen auf. Ordnen Sie sie nach ihrer Wichtigkeit. Wenn Sie mehrere Projekte haben, die zur gleichen Zeit von demselben Team durchgeführt werden müssen, legen Sie Proportionen fest, die dem Team vorgeben, wie viel Prozent ihrer Zeit sie einem Projekt widmen sollen.

Wie entscheidet man über die höchste Priorität?

Bei widersprüchlichen Prioritäten verschiedener Stakeholder sollten Sie alle Relevanten Stakeholder einbeziehen und das "Forced Ranking" (erzwungene Rangordnung) als Gruppe durchführen.

Wenn Sie nur wenig Wissen und Daten zur Verfügung haben oder nur sehr wenig Zeit zur Verfügung steht, verwenden Sie auch eine erzwungene Rangordnung.

Wenn Sie Kenntnisse über die Initiativen haben (z. B. Auswirkungen, Kosten, Risiken), die Sie in relativen Werten ausdrücken können, verwenden Sie stattdessen eine kriterienbasierte Entscheidungsmatrix, um die Prioritäten einzustufen.

Welche Hilfsmittel gibt es für den Umgang mit widersprüchlichen Prioritäten?

Prioneer.io ist ein von Produktmanagern entwickeltes Tool zur Verwaltung konkurrierender Prioritäten zwischen mehreren Interessengruppen. Es bringt alle Prioritäten Ihrer Organisation in eine eindeutige Reihenfolge, geordnet vom Wichtigsten zum Unwichtigsten. Prioneer erkennt auch, wenn Prioritäten aufgrund von Missverständnissen innerhalb Ihres Teams kollidieren, und hilft Ihnen so, diese zu klären und in die gleiche Richtung zu gehen.

Fazit

Unklare Prioritäten sind eine Bedrohung für die Produktivität eines jeden Unternehmens. Je mehr ein Unternehmen wachsen will, desto größer ist die Gefahr, dass die Prioritäten aufgrund der Vielzahl der Initiativen, die auf den Weg gebracht werden, miteinander kollidieren. Es ist notwendig, diese zu managen, um Produktivitätsverluste, die Motivation der Mitarbeiter und das Vertrauen der Beteiligten zu vermeiden. Mit den in diesem Handbuch vorgestellten fünf Ansätzen und fünf Tipps können Sie vermeiden, dass Initiativen unkontrolliert um Prioritäten konkurrieren, und den Teams helfen, ihre Effizienz durch Entschlossenheit, klaren Fokus und eine einheitliche Ausrichtung zurückzugewinnen.